Habilitar el Archivado de Correo Electrónico para Usuarios en el Centro de Administración de Microsoft Exchange

Mantener las bandejas de entrada ordenadas y mejorar el rendimiento del correo electrónico son objetivos comunes para los administradores de TI. Microsoft Exchange ofrece una potente función de archivado que permite a los usuarios mover los correos electrónicos más antiguos fuera de su buzón principal, manteniéndolos accesibles. Esta publicación lo guiará a través del proceso de habilitar los buzones de archivo para los usuarios a través del Portal de administración de Microsoft 365 y cómo iniciar el movimiento de correos electrónicos al archivo utilizando PowerShell.

Habilitar el Buzón de Archivo a través del Portal de Administración de Microsoft 365

Este método es sencillo y adecuado para habilitar el archivo para usuarios individuales.

1. Acceda al Portal de Administración de Microsoft 365: Abra su navegador web y navegue hasta el centro de administración de Microsoft 365 (generalmente admin.microsoft.com). Inicie sesión con sus credenciales de administrador.

2. Navegue a Exchange: En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Usuarios y luego en Usuarios activos. Seleccione el usuario para el que desea habilitar el archivo.

3. Abra la Configuración del Usuario: En el panel de detalles del usuario que aparece, haga clic en la pestaña Correo.

4. Administrar el Archivo del Buzón: En la sección Archivo del buzón, haga clic en Administrar el archivo del buzón.

5. Habilitar el Archivo: Aparecerá un nuevo panel flotante. Si el archivo aún no está habilitado, verá una opción para Activar. Haga clic en Activar.

6. Confirmación: Recibirá un mensaje de confirmación. Haga clic en Cerrar. El buzón de archivo ahora está habilitado para el usuario seleccionado.

Mover Correos Electrónicos al Archivo usando PowerShell

Una vez que el buzón de archivo está habilitado, es posible que desee activar manualmente el proceso de mover los correos electrónicos más antiguos al archivo. Esto se puede hacer usando PowerShell.

1. Abra PowerShell como Administrador: En su computadora, busque "PowerShell", haga clic derecho en "Windows PowerShell" y seleccione Ejecutar como administrador.

2. Establecer la Política de Ejecución: Ejecute el siguiente comando para permitir la ejecución de scripts descargados:

   Set-ExecutionPolicy Unrestricted

   Escriba A y presione Enter para confirmar si se le solicita.

3. Habilitar TLS 1.2: Asegúrese de que su sistema utilice TLS 1.2 para conexiones seguras:

   [Net.ServicePointManager]::SecurityProtocol = [Net.SecurityProtocolType]::Tls12

4. Instalar el Módulo de Administración de Exchange Online: Si aún no lo ha hecho, instale el módulo necesario para administrar Exchange Online:

   Install-Module ExchangeOnlineManagement

   Escriba Y y presione Enter para confirmar la instalación si se le solicita.

5. Importar el Módulo: Importe el módulo instalado a su sesión actual de PowerShell:

   Import-Module ExchangeOnlineManagement

6. Conectarse a Exchange Online: Establezca una conexión con su entorno de Exchange Online. Se le pedirá que ingrese sus credenciales de administrador:

   Connect-ExchangeOnline

7. Iniciar el Asistente de Carpetas Administradas: Para iniciar el proceso de mover correos electrónicos al archivo para un usuario específico, ejecute el siguiente comando, reemplazando "[email protected]" con la dirección de correo electrónico real del usuario:

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity "[email protected]" -FullCrawl

   Este comando indica al Asistente de Carpetas Administradas que procese el buzón y mueva los elementos de acuerdo con las políticas de retención definidas (si las hay) o la política de archivo predeterminada. El parámetro -FullCrawl garantiza que se evalúen todos los elementos del buzón.

8. Monitorear el Proceso: El comando Start-ManagedFolderAssistant no proporciona una salida inmediata. El proceso de archivado se ejecuta en segundo plano. El tiempo que tarda depende del tamaño del buzón y la cantidad de datos que se moverán.

Conclusión

Habilitar y utilizar la función de archivo en Microsoft Exchange es un paso crucial para administrar el almacenamiento de correo electrónico y mejorar la experiencia general del usuario. Siguiendo estos pasos, los administradores de TI pueden ayudar eficazmente a los usuarios a mantener sus bandejas de entrada principales manejables, al tiempo que garantizan que los correos electrónicos más antiguos, pero aún importantes, se almacenen de forma segura y sean fácilmente accesibles en el archivo. Recuerde informar a sus usuarios sobre esta función y cómo pueden acceder a sus correos electrónicos archivados en Outlook o Outlook en la web.